Contabilidade para e-commerce

12 quesitos essenciais nessa área

O comércio eletrônico conquista um espaço cada vez maior no mercado. Uma prova disso é que diversos sites já apresentam faturamentos impressionantes. Além disso, o sucesso das lojas virtuais também revolucionou o empreendedorismo: progressivamente, mais e mais pessoas realizam o sonho de ter seu próprio negócio por meio de um e-commerce. Mesmo que a pandemia tenha afetado a economia, as vendas online têm registrado um aumento expressivo.

Portanto, aí está a necessidade de ter procedimentos estratégicos, específicos e precisos de contabilidade para e-commerce, visando, mais do que ter bons resultados de vendas, que você consiga um bom desempenho financeiro.

Isto ocorre porque o modelo é acessível, prático e apresenta muitas vantagens. Dessa forma, é altamente recomendável manter-se atento aos aspectos principais da contabilidade para e-commerce.

Um negócio online funciona como uma empresa offline qualquer, o que inclui as obrigações legais e fiscais. Afinal, ele deve ser formalizado e cumprir certas etapas para ser reconhecido.

A saber: com uma loja online, seus produtos estão disponíveis dia e noite, durante todo o ano, para uma variedade de clientes internacionais. 

Planejando seu e-commerce

Tudo deve começar com um planejamento estratégico de negócios que contenha informações sobre o modelo do empreendimento, procedimentos operacionais, tecnológicos, produtos, potenciais clientes, fornecedores, concorrentes, distribuição, entre outros itens importantes. Com o intuito de iniciar um e-commerce, adquirir um nome de domínio e hospedagem, configurar o site e a própria loja são etapas muito importantes a serem tomadas. No entanto, isto não basta; se sua loja virtual não tiver um planejamento financeiro e contábil sólido, ela não irá muito longe. Falaremos disso mais adiante.

Assim que sua nova loja estiver configurada e entrar no ar na internet, você precisará garantir que seus níveis de estoque sejam suficientes e que as despesas sejam rastreadas, entre outras preocupações. 

Quando se trata de escrituração e contabilidade para e-commerce, a operação não é muito diferente de administrar uma loja de varejo convencional. Dessa maneira, a contabilidade para e-commerce se traduz em focar em seu estoque e fluxo de caixa. Como varejista, seu estoque é a base do seu negócio e quase tudo que você faz depende disso. Assim, muitos de seus documentos e relatórios financeiros se concentram exclusivamente em seu estoque.

A escrituração e a contabilidade para e-commerce

À primeira vista, o processo de escrituração e contabilidade de comércio eletrônico é muito semelhante à forma como é feito em outros setores. Se você entende os fundamentos da contabilidade, ou tem experiência em contabilidade em uma carreira anterior, você está no caminho certo para entender esse assunto. Mesmo que você não tenha tal experiência, os princípios da contabilidade de varejo são bastante simples.

Existem várias etapas necessárias que você deve realizar ao configurar um fluxo de trabalho de contabilidade para e-commerce. Uma versão simplificada desse processo pode ser parecida com esta:

• Determine como você deseja rastrear e custear seu estoque;
• Crie modelos para pedidos de vendas, faturas e recibos;
• Comece a rastrear seu inventário;
• Crie um fluxo de caixa para o seu primeiro mês de negócios;
• Antes de começar a fazer as contas para descobrir sua receita e custos, é uma boa ideia certificar-se de que você entendeu o básico. O melhor lugar para começar é com as despesas e previsão de receitas. O fluxo de caixa poderá ser uma grande alternativa nessa etapa.

Demonstrações financeiras que você precisa conhecer na contabilidade para e-commerce

Como proprietário de uma empresa, você precisará manter uma visão atualizada de suas finanças o tempo todo. Quando você tem uma imagem clara do que seu dinheiro está fazendo, pode controlar melhor os gastos de sua empresa. Isso permite que você desenvolva e melhore consistentemente sua margem de lucro. As demonstrações financeiras oferecem uma visão organizada dessas informações.

Existem três tipos principais de demonstrações financeiras que são usadas em quase todos os modelos de negócios, independentemente do tamanho ou da indústria:

• Balanço patrimonial;
• DRE;
• Fluxo de caixa.

Conheça agora mesmo as dicas fundamentais sobre contabilidade para e-commerce. Boa leitura!

1. Regularize seu e-commerce

A contabilidade para e-commerce começa no momento em que o empreendedor abre sua empresa e realiza o registro do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) na Junta Comercial e na prefeitura de seu município.

Embora, seja possível realizar vendas online e cadastrar meios de pagamento com um CPF, ter um CNPJ apresenta vários benefícios para o negócio. Além de passar mais credibilidade e profissionalismo, com esse documento você pode:

• Emitir notas fiscais;
• Ter acesso a financiamentos e empréstimos diferenciados e com juros mais atrativos;
• Comprar produtos no atacado ou de forma facilitada, direto com fornecedores.

Portanto, vale a pena regularizar o seu negócio virtual, sobretudo, para planejar futuros crescimentos: no presente momento, um e-commerce pode ter uma movimentação modesta, porém, quando conquistar mais clientes e tiver um alto volume de vendas, possuir um cadastro em ordem favorecerá uma gestão bem-sucedida.

2. Escolha o regime tributário ideal

Existem, basicamente, 4 formas de se cadastrar como pessoa jurídica no Brasil. Escolher a modalidade certa para o seu negócio é essencial para otimizar custos e qualificar a gestão da contabilidade para e-commerce.

Lucro Presumido e Lucro Real são alternativas para empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano ou mais, respectivamente. Suas alíquotas e tributações são definidas pela Receita Federal.

No entanto, a maioria dos e-commerces de pequeno e médio porte se enquadram na categoria do Simples Nacional.

3. Atualize as configurações de taxas

Quando alguém abre seu negócio, ainda que ele seja online, as configurações para impostos são calculadas automaticamente, conforme o país e o local selecionado.

Contudo, um dos grandes trunfos de uma loja virtual é que ela permanece aberta todos os dias por 24 horas e ao alcance de pessoas em qualquer lugar do mundo. Dessa forma, se você decidir crescer e internacionalizar o seu negócio, a contabilidade para e-commerce precisa acompanhar todo o processo.

Cada localidade apresenta taxas de impostos diferenciadas. Para não ter prejuízos, você deve estudar essas cobranças e decidir, previamente, quais são as regiões que a sua loja aceita atender e entregar.

Todavia, há produtos que apresentam exceções de impostos. Nesse caso, a melhor saída é aplicar uma substituição de taxa. Entretanto, se você, no fim, não tiver certeza de qual é o imposto certo para os artigos que comercializa, o ideal é ter uma contabilidade de e-commerce, ou seja, um escritório de contabilidade que já tenha expertise com vendas online. 

4. Acompanhe seus fluxos de caixa

Se você ainda não tem uma conta bancária separada para sua empresa, crie uma. Afinal, você precisa saber se sua empresa está ganhando ou perdendo dinheiro. Por conseguinte, a maneira mais fácil de ver isso é observando seu fluxo de caixa. Se você tem mais entradas do que saídas, provavelmente está indo bem. Caso contrário, você precisará tomar providências para mudar essa situação.

Você também deve estar atento ao momento em que o dinheiro sai e entra, bem como saber quando vencem as contas. 

Monitore o que você espera gastar a cada semana. Certamente se o que você precisa gastar é mais do que seu saldo bancário atual mais o que está entrando, você sabe que está prestes a ter um problema.

Siga estas dicas para ajudar a melhorar seu fluxo de caixa:

• Não pague nada antes do necessário. Se for devido em 30 dias, pague em 30 dias;
• Considere oferecer planos de pagamento mensal ou assinaturas aos clientes para garantir a entrada de dinheiro;
• Mantenha uma reserva em sua conta bancária comercial “por precaução”;
• Não complique demais. Você não precisa de enormes demonstrativos técnicos de fluxo de caixa.

5. Compreenda o seu custo dos produtos vendidos

O custo das mercadorias vendidas é a despesa diretamente vinculada aos produtos vendidos. Qualquer coisa que esteja diretamente ligada aos seus produtos e tenha um aumento de custo quando você fabrica mais coisas deve estar no custo dos produtos vendidos. O preço de varejo de um item menos o custo desse item é sua “margem bruta”.

Este não é o seu lucro. Ele apenas informa quanto você está ganhando com cada item antes de adicionar todas as suas outras despesas.

As coisas podem ficar muito complicadas aqui se você tiver custos diferentes para condições de venda diferentes.

Por exemplo, você oferece frete grátis em todos os pedidos acima de R$ 100. Isso significa que o custo dos produtos vendidos aumentará sempre que um cliente comprar mais de R$ 100 em mercadorias. Também mudará para cada local diferente para o qual você enviará.

Para simplificar, deixe sua plataforma de e-commerce rastrear o custo real das mercadorias vendidas. Para prever o custo futuro dos produtos vendidos, evite dores de cabeça e use apenas uma média.

Se no mês passado você vendeu R$ 1.000 e pagou R$ 150 pelo frete, isso equivale a 15%. Portanto, você pode presumir que, se no mês que vem vender R$ 2.000, provavelmente pagará R$ 300 (ou 15%) pelo frete.

Esta é uma maneira simples de calcular o custo médio aproximado dos produtos vendidos, incluindo frete, embalagem e quaisquer outras taxas de comércio eletrônico:

6. Calcule todas as outras despesas

Agora você conhece seus custos diretamente vinculados ao volume de vendas. Em seguida, você precisa entender quanto todo o resto está custando a você.

Quaisquer despesas que não aumentam quando você vende mais ou diminuem quando você vende menos são chamadas de “despesas fixas”. Por exemplo, se você paga um aluguel mensal, o valor é fixo. Não vai mudar se você vende um produto de R$ 15 ou um item de R$ 2.000. 

Esses custos não fazem parte do custo dos produtos vendidos e não são considerados em sua margem bruta. No entanto, eles afetam seu lucro e seu fluxo de caixa.

Despesas fixas comuns são:

• Serviços de utilidade pública – água, luz, serviços de internet;
• Seguro;
• Contribuição predial;
• Juros sobre pagamentos de empréstimos;
• Salários;
• Despesas da plataforma de comércio eletrônico, bem como manutenção.

Essas despesas são consideradas “fixas”, pois você tem que pagá-las mesmo que não venda nada no próximo mês. Não se confunda com uma despesa sendo exatamente a mesma quantia todos os meses.

Uma despesa como serviços públicos pode demorar mais um mês do que no outro. Ou pode ser mais no inverno do que no verão. Ainda é uma despesa fixa em termos contábeis. Se alguma despesa mudar de mês para mês, você deve usar uma média para o orçamento.

7. Descubra sua necessidade de vendas de ponto de equilíbrio na contabilidade de seu e-commerce

Orçamento e planejamento são partes importantes da gestão de uma empresa. Afinal, você não vai querer apenas saber se obteve lucro no mês passado, vai querer saber se espera ter lucro neste mês e no próximo.

O valor das vendas do ponto de equilíbrio é o valor em vendas que você precisa ganhar para cobrir todos os seus custos. Por exemplo, digamos que todos os seus ‘custos fixos’ somam  R$ 5.000 por mês.

Isso significa que você tem que vender o suficiente do seu produto para cobrir o custo de sua fabricação (incluindo a mão de obra) mais R$ 5.000 adicionais apenas para atingir o ponto de equilíbrio (sem lucro e sem perda).

Calcule sua margem bruta por unidade. Em seguida, divida seus custos fixos por esse valor para descobrir o número de unidades que você precisa vender.

Lembre-se de que seus custos fixos não mudam facilmente. Por exemplo, se você tiver um contrato de aluguel de cinco anos, terá dificuldade em encontrar uma maneira de reduzir seu aluguel.

Isso significa que se o seu ponto de equilíbrio parecer muito alto, você deve primeiro olhar para o aumento dos preços ou para tentar diminuir os custos dos produtos vendidos. Você pode fazer isso cobrando mais pelo frete, usando materiais mais baratos ou encontrando mão de obra mais barata.

8. Conheça seu lucro

Acompanhar a movimentação financeira do seu negócio virtual, ou seja, saber exatamente como o dinheiro está sendo gasto e qual é a sua rentabilidade, é crucial para a longevidade do empreendimento. Para isso, ferramentas como o fluxo de caixa são grandes aliadas.

Contudo, conhecer seus rendimentos não é o suficiente. Averiguar também o seu nível de lucratividade é uma etapa importante da contabilidade para e-commerce. Gere relatórios sobre as entradas e saídas de dinheiro periodicamente para descobrir, por exemplo, se você gasta mais do que deveria.

Busque conhecer também seu Lucro Líquido. Esse indicador representa o saldo que resta para a empresa depois que todas as contas e custos são quitados.

9. Balanço patrimonial na contabilidade de e-commerce

O balanço é um registro de seus ativos, passivos e patrimônio líquido. Os ativos são iguais aos passivos mais o patrimônio líquido (também conhecido como Equação contábil: Ativos = Passivos + PL) Um balanço geralmente consiste em duas colunas; um define seus ativos e o outro define seus passivos.

Um balanço é assim denominado porque ambas as colunas devem ser equilibradas e mostrar o mesmo lucro ou perda total no momento em que você cria o balanço. Um balanço patrimonial serve para ilustrar a saúde financeira geral de sua empresa.

Em uma coluna do balanço, devem estar todos ativos da sua empresa. Isso inclui seu estoque, fundos em dinheiro e contas a receber. Como o varejo de comércio eletrônico tende a envolver menos espaço físico e equipamentos, seus maiores ativos provavelmente serão o dinheiro e o estoque. Os investimentos e as faturas pendentes também devem ir para o seu balanço.

Na outra coluna, devem estar presentes seus passivos, que incluem coisas como dívidas e dinheiro que você deve por motivos relacionados aos negócios. Um passivo pode variar de um saldo pendente em um empréstimo para uma pequena empresa e dívidas de cartão de crédito de compras relacionadas a negócios até pagamentos de hipotecas pendentes em seu local de trabalho ou, no caso de caminhões de entrega, pagamentos de veículos para sua frota; para essa etapa é fundamental o auxílio de um contador.

10. Planeje seus pagamentos de impostos

Os empresários precisam estar sempre atentos às frequentes alterações na legislação brasileira sobre os impostos. Variação de alíquotas, novos impostos e expansão na abrangência das tributações forçam o empreendedor a criar processos administrativos para suprir as demandas. As possibilidades de modelo de formalização possuem algumas distinções.

Conheça os impostos incididos sobre as vendas online para cada categoria:

Microempreendedor individual

É muito comum que o microempreendedor seja também o único funcionário da empresa. Por isso, gerenciar o aspecto tributário se torna um fardo a mais no dia a dia do negócio. Então, isso acaba gerando custos extras para a contratação de profissionais especializados na área, ou motivava muitos empreendedores a operarem na ilegalidade. Em resposta a essa dificuldade, o governo federal criou algumas categorias de negócio para facilitar a gestão fiscal de quem está começando. A principal delas é o modelo de microempreendedor individual.

O modelo de microempreendedor individual contempla quem trabalha por conta própria (ou tem no máximo um funcionário) e cujo faturamento anual não ultrapasse 81 mil reais. Assim sendo, só é preciso pagar uma taxa mensal fixa (a guia DASN-MEI), que já assegura o recolhimento de impostos e contribuições como GPS, ICMS e ISS. O valor da contribuição mensal varia conforme o tipo de serviço (comércio, indústria ou prestação de serviços).

Embora mais prática, essa opção apresenta algumas limitações, como o faturamento e a possibilidade de contratação de apenas um funcionário com limite salarial.

Simples Nacional

A principal diferença do Simples Nacional para o MEI é um limite maior de faturamento. O enquadramento se subdivide em duas categorias: Microempresa (se o faturamento for de até R$ 360 mil) ou de Empresa de Pequeno Porte (caso o faturamento seja entre R$ 360 mil e R$ 4,8 milhões).

A forma de cobrança consiste também no pagamento de uma taxa mensal, que varia conforme o faturamento da empresa. Dessa maneira, o pagamento da taxa garante a cobertura de um número maior de impostos, tais como IPI, ICMS, Cofins, CSLL, PIS/PASEP, CPP e IRPJ. Assim, é possível emitir notas fiscais com chave eletrônica, o que se torna um diferencial extra na hora das vendas.

Tipos de impostos para os e-commerces de grande porte

Para os e-commerces que não atendam às requisições de enquadramento nas categorias citadas anteriormente, a tributação ocorre de forma padrão, sem pagamento de taxas únicas, em que a alíquota sobre cada imposto é calculada de forma distinta. Assim, os tipos de imposto a serem pagos dependerão das subcategorias às quais a empresa pertence:

Lojas cujo produto consiste em varejo de mercadorias

Lojas exclusivamente virtuais: são aquelas que não possuem canais físicos, tendo atuação somente na web. Neste caso, os impostos incididos são o ICMS (calculado com base no estado onde está sediada a loja virtual), Cofins, PIS e IRPJ.

Extensão virtual de uma loja física: quando a loja virtual é uma extensão de uma loja física. Nesse sentido, há a incidência tanto dos impostos cobrados das lojas exclusivamente online, quanto o IPI, nos casos em que a unidade física é também responsável pela fabricação dos produtos.

11. Planejamento tributário é essencial na contabilidade de e-commerce

Quem está começando a fazer as primeiras vendas online deve entender que os tipos de impostos variam conforme a categoria aderida e, para fazer a escolha correta, é necessário um bom planejamento financeiro e tributário. Os gestores devem fazer ainda estimativas com o máximo de precisão possível, incluindo a previsão de faturamento da loja no ano.

Para quem já possui experiência vendendo na web, a dica é procurar automatizar todos os processos possíveis e centralizar as informações, uma vez que isso permite o acesso instantâneo aos dados sobre vendas e faturamento. Por conseguinte, a geração e direcionamento de guias de impostos também fica simplificado.

12. A importância do controle de estoque em um e-commerce

Ter um controle de estoque eficiente e ativo é fundamental, tanto para empreendedores offline e online. Sabemos que colocar essa técnica em prática parece ser algo assustador, ainda mais quando ela nunca foi aplicada na empresa. No entanto, quando devidamente aplicado, o controle de estoque pode auxiliar – e muito – no desenvolvimento de diversas áreas dentro de seu negócio. Confira algumas dessas vantagens e aprenda dicas sobre essa gestão na prática.

Quando a empresa mantém um controle de estoque ativo e eficiente, ela pode usá-lo como embasamento para prever diversos acontecimentos e resultados. Afinal, ao monitorar com frequência os fluxos de entrada e saída é possível criar previsões de compras, reduzir perdas e movimentar mercadorias sem giro.

Nesse último caso, você consegue identificar produtos que não estão gerando movimentação e criar, por exemplo, promoções para os clientes, a fim de desafogar o estoque com produtos parados. Além disso, quando o controle de estoque ocorre de maneira eficaz, os setores comercial, financeiro e de compras passam a ter uma melhor comunicação, visando o que de fato é importante para a empresa adquirir. Como resultado é uma melhoria significativa na própria organização do espaço físico e a visualização de uma economia gerada.

Um grande aliado na gestão financeira de seu negócio pode ser seu contador. Além disso, é essencial ter especialistas de contabilidade desde o começo de sua loja virtual. Uma vez que eles poderão te nortear sobre registro, cálculo de preços de venda, despesas, custos, fluxo de caixa, balanço patrimonial, regime tributário, declaração de impostos, entre tantos outros assuntos. Para tanto, você pode contar com a ILS Contabilidade, que possui conhecimento sobre a contabilidade dos  negócios digitais.