A automação comercial é uma das maiores e mais eficientes inovações para as empresas da atualidade. A implantação de um sistema ERP certamente representará mais controle nas suas contas e maior eficiência em sua gestão.
Mas você sabe o que é automação comercial? Sua empresa está preparada para usufruir de todas as vantagens desse modelo? É sobre isso que falaremos hoje. Confira:
A automação comercial é uma realidade. O que já foi uma tecnologia muito distante da realidade dos empresários brasileiros, hoje se apresenta como uma ferramenta versátil para quem deseja economizar nos processos de gestão e otimizar seus lucros.
Mas antes de contratar um serviço de automação comercial (os chamados ERPs), é importante conhecer mais sobre o assunto, evitando assim decisões equivocadas e gastos desnecessários.
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O que é automação comercial?
A automação comercial é a implementação de sistemas digitais dentro de uma empresa, visando mais controle e assertividade dentro dos processos de gestão. Em outras palavras: a empresa deixa de operar apenas em modo analógico (papel e caneta) e começa a contar com um sistema integrativo que une diferentes setores dentro de um único ambiente digital.
Essa junção é feita com o auxílio de um programa desenvolvido para esse fim, conhecido como ERP. Essa sigla significa: Enterprise Resource Planning, ou em português: Planejamento dos Recursos da Empresa.
Por recursos entenda todo setor de dados do seu negócio – do fluxo de caixa até o estoque. O ERP centraliza essas informações e gera relatórios precisos, facilitando a vida do gestor e sua tomada de decisões.
Como é feita a automação comercial?
Iniciar uma gestão digital em sua empresa é mais fácil do que parece. Há diferentes tipos de ERPs, alguns mais genéricos e pouco customizáveis, outros mais abrangentes e detalhistas. Aqui é importante ressaltar:
Antes de contratar um serviço de ERP é fundamental conversar com um especialista contábil para receber a melhor orientação, sempre de acordo com o modelo de sua empresa, porte, mercado de atuação, regime tributário, dentre outros fatores.
A instalação e gerenciamento é feita por uma empresa de criação de softwares. Há uma fase de treinamento, mas a ideia é que a empresa passe a funcionar dentro deste padrão de gestão por conta própria. A empresa de software ficará assim disponível para eventuais chamados e dúvidas.
Nesse momento é importante avaliar os seguintes dados:
Preço
O ERP costuma ser um serviço pago mensalmente. O valor pode variar bastante de uma empresa para a outra, mas lembre-se: um sistema mais barato e de baixa qualidade certamente irá atrapalhar sua gestão, criando problemas que se converterão em prejuízos financeiros.
Operabilidade
O ERP precisa ser intuitivo, dinâmico, com diversas funções e permitir que diferentes funcionários tenham níveis distintos de acesso. Por exemplo: o gestor poderá ter acesso a dados financeiros exclusivos, enquanto o vendedor poderá acessar apenas os módulos referente ao seu trabalho.
Curva de aprendizagem
O sistema de automação deve ter uma curva de aprendizagem dinâmica, ou seja, deve ser possível compreender seu funcionamento em pouco tempo, reduzindo assim os custos com treinamentos.
Integração
Os melhores sistemas ERP do mercado já possuem integração com os softwares contábeis. Desta forma, o gestor envia automaticamente os relatórios mensais para o contador, sem a necessidade de imprimir dezenas de documentos, evitando também falhas no envio dos dados. Isso representa economia real e um ganho enorme de praticidade.
Segurança
O sistema de automação comercial de sua empresa precisa ser seguro, afinal, nele estarão todos os dados fiscais do seu empreendimento. O ideal é que o seu sistema ERP tenha armazenamento em nuvem, evitando perdas de dados em casos de problemas técnicos.
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Quais as principais melhorias com a implantação de um sistema de automação comercial?
A principal vantagem é o ganho de tempo. Sua empresa deixa de gastar longas horas separando documentos e produzindo relatórios manuais e começa a operar de modo 100% digital.
O segundo ganho é de confiabilidade. Os ERPs produzem relatórios precisos, evitando falhas de cálculos e dados errados.
A automação comercial é ainda vantajosa nos seguintes aspectos:
Controle de fluxo de caixa
Esqueça o papel e a caneta, ou aquelas tabelas confusas do Excel. Os sistemas ERP possuem módulos onde cada entrada e saída de dinheiro da sua empresa é contabilizada com exatidão. Isso representa mais controle nos gastos e capacidade de decisão mais acertada.
Com os relatórios mensais é possível saber quais setores estão consumindo mais capital, quais os meses de melhores vendas, qual a margem de lucro e se há algum problema financeiro necessitando de correção.
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Estoques
Se sua empresa possui estoques, você já deve saber da importância de manter os produtos girando. Fazer isso sem a ajuda de um ERP é uma tarefa quase impossível. Os sistemas de automação garantem que o estoque esteja sempre em movimento, evitando encalhes de produtos e problemas de capital parado.
Fornecedores
A gestão de fornecedores também é otimizada. Você poderá avaliar quais fornecedores possuem melhor condição de pagamento, descontos, prazos e demais detalhes.
Folhas de ponto e questões de RH
O ERP ajuda ainda no controle de bancos de horas, calculando horas extras, folgas, dispensas, férias e todos os assuntos relacionados a rotina de seus funcionários. Além de deixar o ambiente de trabalho mais dinâmico, o ERP atua de modo decisivo para que sua empresa não cometa erros que podem render problemas trabalhistas.
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Cadastro de clientes
A fidelização de clientes depende de um bom sistema de cadastro, com espaço para todas as informações sobre o consumidor. Seus hábitos de compras, valores gastos, preferências e todo tipo de dado que possa facilitar o contato para futuras vendas.
Concluindo
Um sistema ERP é fácil e rápido de ser instalado, mas os ganhos de produtividade para a sua empresa são reais. Aqui na ILS você irá encontrar uma equipe especializada em consultoria de automação comercial. Selecionamos os melhores serviços e auxiliamos em toda fase de implementação.
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