Diante de uma rotina contábil cada vez mais ágil e moderna e o novo cenário mundial, muitas empresas estão aderindo ao modelo que fornece os holerites apenas no formato digital. Isso representa ganhos expressivos em praticidade e economia, sem contar a redução de uso de papel.
Se você já pesquisou sobre o assunto e ainda tem alguma dúvida, hoje vamos saber mais sobre o holerite digital, suas vantagens e cuidados na hora de implementar essa tecnologia em sua empresa. Acompanhe:
O que é o holerite digital?
Antes de mais nada vamos definir exatamente o que é holerite. Embora pareça um conceito amplamente conhecido, muita gente tem dúvidas se holerite, contracheque e demonstrativos de rendimentos são a mesma coisa.
Segundo o site Significados:
“Holerite é um documento que certifica o pagamento do salário de um trabalhador que frequentemente é depositado na sua conta bancária. O termo holerite é mais comum em São Paulo, e em outros lugares costuma ser substituído pelas expressões “demonstrativo de pagamento” ou “contracheque”.
Ou seja, o nome pode mudar de acordo com a região do Brasil, mas se estamos falando de um documento que informa detalhadamente os rendimentos mensais de um funcionário, então estamos falando de holerites.
Os holerites são importantes pois fornecem ao funcionário um documento detalhado com seus proventos. Esse documento é fundamental para abertura de contas bancárias, solicitação de crédito, garantias de alugueis, dentre outros. Além de ser um comprovativo de tudo o que a empresa deve pagar ao colaborador – adicionais, extras, abonos salariais etc.
Vale saber que durante muito tempo o modelo de holerite impresso em papel sempre foi o mais usado. Com a chegada dos sistemas de automação comercial e a digitalização de diversos processos empresariais, o ideal é que o funcionário receba seu holerite online – reduzindo assim a burocracia dentro da empresa e promovendo mais agilidade.
Quatro vantagens do holerite digital
Os holerites digitais fazem parte de uma série de práticas quem visam transformar a gestão empresarial e contábil para melhor. Vejamos alguns de seus principais benefícios:
1- Nada de papel
Uma empresa normalmente já tem que lidar com um grande volume de papeis. O formato de holerite digital não possui a necessidade de cópia impressa. Desta forma, sua empresa reduz os gastos, tanto com impressão quanto com armazenamento de arquivos, além de colaborar para um planeta melhor.
É importante salientar que, geralmente, o holerite não é o tipo de documento que o funcionário usa todos os meses, portanto o modelo digital é muito mais cômodo. Se o funcionário precisar de uma cópia de um mês específico, basta imprimir somente aquela folha.
2- Mais agilidade
Todo o processo de emissão, impressão, distribuição e assinaturas dos holerites de papel é muito demorado e custa caro. O formato digital mostra-se muito mais ágil e dinâmico e não depende de nenhuma logística física.
3- Processo dentro da lei
Muita gente tem dúvidas se o holerite digital é ou não previsto em lei. Na verdade, a CLT não especifica nada sobre como o holerite deve ser distribuído. Desde que seja um processo transparente e em comum acordo com o funcionário, o modelo digital é 100% legal e seguro para ambas as partes.
É importante destacar que para isso é necessário que o funcionário seja orientado, avisado e treinado de como poderá visualizar seus holerites.
Vale lembrar que, em caso de uma eventual fiscalização, um bom controle dos demonstrativos enviados e os comprovantes de pagamento são fundamentais.
4- Maior controle
Imagine que sua empresa precise acessar as folhas de pagamento de uma determinada data, ou que seu funcionário precise dos extratos de alguns anos atrás.
No modelo antigo, a única maneira de se fazer isso seria recorrendo a enormes arquivos de papel. Com o formato de holerite digital é possível consultar em poucos minutos todo o banco de dados da empresa através de um sistema de gestão empresarial.
Cuidados na criação de um holerite digital
Embora a CLT não disponha nenhuma restrição ao modelo online, é essencial que sua empresa tome algumas medidas visando boas práticas com o seu setor de RH:
Acesso para todos
É essencial que a empresa se certifique de que todos os funcionários poderão acessar o holerite digital através da plataforma. Cabe a empresa fornecer as orientações para o acesso de modo claro e objetivo. Caso algum funcionário não possa ter acesso ao documento digital a empresa deverá fornecer o modelo impresso.
Regras claras
Se sua empresa optar pelo holerite digital é fundamental que essa informação seja compartilhada com todos os funcionários. Inclua essa prática no manual da empresa e envie e-mails e memorandos explicando o passo a passo do processo.
Sistema confiável
O holerite digital geralmente é uma funcionalidade que faz parte do processo de automação digital de uma empresa. Ou seja, ele é apenas um dos muitos passos a serem dados a caminho de uma empresa mais conectada, ágil e moderna.
Na ILS contabilidade você encontrará todo suporte para implementar o seu holerite digital. Através de processos informatizados e seguros, garantimos todo o apoio para que o seu negócio opere com praticidade e sempre dentro da lei.
Suporte qualificado
O contador é o profissional ideal para lhe auxiliar durante o processo de implementação dos holerites digitais. Um bom especialista contábil irá garantir que sua empresa se modernize sem correr riscos desnecessários.
Benefícios do holerite digital para os funcionários
Toda inovação empresarial deve prover maior qualidade de trabalho, tanto para patrões quanto para os empregados. No caso do holerite digital podemos destacar as seguintes vantagens para os colaboradores:
Agilidade e segurança
O empregado poderá acessar seus holerites em poucos cliques. Tudo isso é gerido por avançados sistemas de automação de modo seguro e muito rápido.
Praticidade
O holerite digital pode ser salvo pelo funcionário e acessado posteriormente do modo como ele preferir. Dessa forma, o funcionário poderá reenviá-lo a instituições como bancos, imobiliárias e afins sem a necessidade de impressão.
Confiança
O funcionário terá a sua disposição um sistema confiável e, caso tenha dúvidas, poderá acessar seus arquivos sempre que necessário.
Resumindo
O holerite digital é um excelente modelo para revolucionar suas rotinas empresariais. Ele é simples, prático, econômico e muito confiável. Além facilitar a vida de sua equipe de colaboradores, ele trará mais agilidade para dentro de sua empresa.
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