Como regularizar sua empresa além da formalização

Regularizar sua empresa não é somente um processo de abertura – onde se obtém registros e cadastros necessários segundo o porte e a atividade escolhida. Muito menos a ideia de ter um CNPJ ativo.

Essas etapas dizem respeito apenas à formalização da empresa, para que a mesma possa começar suas atividades perante o Fisco. Porém, regularizar a empresa é outra questão – que envolve muito mais coisas.

Uma vez que as atividades da empresa começam a ser executadas, é necessário começar a analisar os registros contábeis, pagar impostos, entregar obrigações acessórias etc. Mas, o que ocorre quando esses compromissos não são honrados pelo empresário e gestor responsável? Você sabe o que vem a acontecer com a empresa e quais danos isso pode gerar?

Diferença real entre uma empresa inativa e uma empresa sem movimento

A pergunta que perpassa sua cabeça curiosa pode estar se referindo a “mas, a minha empresa está aberta e sem movimentação financeira. Esse bate papo vale para mim?” ou, quem sabe, “quais débitos isso pode gerar? Como regularizar uma empresa que está ou esteve inativa, sem movimento ou operando normalmente?”. Então, vamos sanar essas dúvidas.

Empresa inativa

Uma empresa inativa não realiza nenhum tipo de atividade operacional, não operacional, patrimonial ou financeira. Ou seja, para tal característica a pessoa jurídica no ano-calendário não pode ter realizado nenhuma movimentação financeira, envolvendo pagamento de fornecedores, recebimento de duplicatas, aplicações no mercado financeiro, além de não ter tido faturamento em nenhum mês.

Empresa sem movimento

Já a empresa sem movimento, dentro do ano-calendário, pode ter tido movimentações durante alguns meses, e em outros não. É comum que os empresários confundam uma empresa sem movimento com o fato de não ter faturado naquele determinado mês. Porém, é importante ter em mente que isso não é uma associação correta.

Se, por acaso, nesse presente mês, sua empresa não possui faturamento, mas, ocorreram movimentações como pagamento de impostos, pagamento de fornecedores e demais movimentações, esses eventos já são transações financeiras da empresa que precisam se manter em foco. Isso demonstra que, naquele mês, a empresa apenas não recebeu nada (não teve receita), mas, operou nas demais atividades contábeis.

Por que regularizar minha empresa?

No atual cenário de desenvolvimento de startups e pequenas empresas, é necessário que o empresário tenha em mente a importância da regularização de sua atividade, a qual vai muito além de uma mera formalização. Tal conscientização é muito relevante, uma vez que é bastante comum que as sociedades iniciem suas atividades na informalidade, sem o devido registro, o que chamamos de “sociedade de fato”. Manter o negócio na informalidade é uma decisão que costuma ser tomada, principalmente, pela falta de informação e pelo medo da onerosidade promovida pelos diversos tributos e encargos existentes no Brasil.

É importante a regularização da atividade empresária, pois nossa legislação deixa claro que, mesmo quando a sociedade não for devidamente registrada, mas contar com a simples união de pessoas possuidoras de affectio societatis, ou seja, com intenção de constituir uma sociedade, isto já é suficiente para a responsabilização dos sócios. Ou seja, diante de terceiros, a sociedade pode ser provada de qualquer forma, como por meio de e-mails ou contratos assinados.

Regularizar empresa é obrigação imposta no Código Civil

Ademais, é obrigação legal imposta a todo e qualquer empresário (empresário individual ou sociedade empresária) se inscrever na Junta Comercial antes de iniciar a atividade. Esta previsão legal encontra-se no Art. 967 do Código Civil, o qual dispõe ser “obrigatória a inscrição do empresário no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede, antes do início de sua atividade”.

Sendo assim, se alguém abrir uma empresa, mas não se registrar na Junta Comercial, será considerado empresário e se submeterá às regras do regime jurídico empresarial, embora esteja irregular, sofrendo, por isso, algumas consequências, as quais estão elencadas ao final deste artigo. Justamente nesse sentido é o Enunciado 198 do conselho de Justiça Federal (CJF): “A inscrição do empresário na Junta Comercial não é requisito para a sua caracterização, admitindo-se o exercício da empresa sem tal providência”.

Em suma, o que ocorre é que o empresário irregular reúne os requisitos do art. 966, sujeitando-se às normas do Código Civil e da legislação comercial, salvo naquilo em que forem incompatíveis com a sua condição ou diante de expressa disposição em contrário. Ou seja, o empresário que se aventurar a manter suas atividades de forma irregular terá o ônus de responder por todas as previsões legais taxadas no Código Civil e Comercial, por configurar empresa ou empresário, todavia, não contará com diversos benefícios e seguranças jurídicas que são destinados apenas àqueles que se encontram em situação regular.

Riscos de ter sua empresa em uma situação irregular

Neste caso, geram a impossibilidade de a empresa:

• Exercer atividade regular;
• Obter inscrição junto ao Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), Receita Federal Brasileira e demais entidades fiscais para recolhimento de tributos incidentes sobre sua atividade;
• Emitir nota fiscal devido à ausência de CNPJ;
• Requerer a falência de outro empresário seu devedor;
• Solicitar sua própria recuperação judicial ou extrajudicial, se estiver em estado de insolvência;
• Responsabilidade perante terceiros sem a necessidade de documentos escritos.

Desta forma, resta nítida a importância da regularização de qualquer negócio perante a Junta Comercial do seu estado. Nesta, deve ser registrado o Contrato Social da empresa, assim esta será obtentora do NIRE, o Número de Identificação no Registro de Empresas e, a partir deste, poderá realizar a abertura de um CNPJ, regularizando de maneira completa sua situação empresarial. 

Muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, funcionam de modo irregular ou ilegal, pois estão na informalidade, com impostos em atraso ou não tem um CNPJ ativo. Para fazer seu negócio crescer, você precisa manter o registro de sua empresa funcionando regularmente e totalmente dentro da legalidade.

Para isso, você precisa descobrir todos os passos necessários a seguir para manter sua empresa funcionando perfeitamente. 

Como descobrir se sua empresa está regular (situação fiscal)

Você já compreendeu a importância da consulta da situação fiscal, então é hora de ajudá-lo a realizar esse procedimento com rapidez e segurança. Afinal, conforme demonstrado, essa é uma medida preventiva para a sua empresa.

A primeira informação importante é que existem duas opções para realizar o procedimento. São elas:

1. Consulta na Receita Federal;
2. Sistemas específicos.

1- Consulta na Receita Federal

É possível consultar a situação fiscal de uma empresa na Receita Federal. Entretanto, é importante mencionar que isso exige a realização de cadastros.

Outro ponto que merece destaque é que o resultado dessa pesquisa pode ser limitado. Em outras palavras, o relatório apenas informa se existem pendências relacionadas ao pagamento de tributos, o que não é uma análise muito segura.

2- Sistemas específicos

A segunda opção é a mais vantajosa. Um diagnóstico feito de forma mais detalhada, onde é possível identificar:

• Pendências financeiras;
• Existência de ações judiciais;
• Existência de participação em outras empresas;
• Status junto à Receita Federal;
• Telefones vinculados;
• Risco de crédito de pessoa jurídica;
• Quadro societário;
• Previsão de faturamento;
• Previsão de gastos.

O que ocorre se a empresa continuar irregular

A situação não regular de uma empresa pode provocar sérias consequências, que depois se tornam questões complicadas, trabalhosas e onerosas. O empresário  que  não  se  inscrever  no  Registro  de  Empresas  e,  mesmo assim,  exercer  a  atividade  empresarial,  será  considerado  um  empresário irregular. Essa irregularidade causa os seguintes problemas ao empreendedor, que não poderá:

• Ser beneficiado pelo instituto da recuperação judicial;
• Requerer a falência de um devedor seu; 
• Ter seus livros autenticados;
• Se for requerida sua falência, essa será sempre fraudulenta;
• Os sócios da sociedade irregular responderão, solidária e ilimitadamente, pelas obrigações da sociedade;
• Impossibilidade de inscrição no CNPJ;
• Impossibilidade de cadastro no INSS;
• Não poderão participar de licitações públicas, entre outros.

Como regularizar seu CNPJ

Apesar de ser impossível calcular a quantidade de empresas irregulares no país, a verdade é que a facilidade de abrir uma empresa sem qualquer respaldo jurídico faz com que esse tipo de prática seja bastante comum. 

Regularizar o CNPJ de uma empresa é muito importante. Ainda que obrigatório por lei, os empresários acabam ignorando essa questão. Antes disso, entenda o que é e qual a função do CNPJ.

O que é o CNPJ?

O CNPJ é o registro de identificação e regularização da empresa. Isso permite que ela atue cumprindo todos os requisitos legais. Basicamente, o CNPJ significa o número de registro da sua empresa. Ele comprova que ela existe e que pode operar normalmente.

Vantagens e benefícios de regularizar o CNPJ

Sua empresa pode ter vários clientes, porém  isso não significa que ela esteja em total conformidade com a lei. Para tanto, é necessário que o CNPJ esteja em situação regular, pois apenas dessa forma a empresa existe de fato. Com tudo isso, uma boa quantidade de empresários não acha que a regularização oferece vantagens, pensando que isso é somente mais um rito burocrático. 

Vale ressaltar que regularizar sua empresa traz benefícios, como:

Maior facilidade para operar

Quando você regulariza o CNPJ de sua empresa, você passa a ter benefícios operacionais como a possibilidade de abrir uma conta para pessoa jurídica ou emitir nota fiscal. Sendo assim, você encontra bem menos entraves para atender às necessidades específicas de cada cliente e consegue ter uma administração muito mais eficaz.

Mais confiança entre os clientes

Com certeza, clientes e potenciais clientes terão muito mais confiança em comprar de você, se tiver CNPJ e emitir nota fiscal. Se o cliente receber uma nota fiscal, ele certamente irá levar o trabalho da sua empresa muito mais a sério. 

Maior acesso ao crédito

Ter o CNPJ em dia também facilita o acesso ao crédito, como um financiamento para fazer aquela reforma ou para expandir o seu negócio. Isso se deve ao fato de que, sendo uma pessoa jurídica, você pode dar algumas garantias que não é capaz enquanto pessoa física, facilitando a obtenção do dinheiro.

Menor risco de problemas com fiscalização

Uma vez que você regulariza o CNPJ do seu empreendimento, você não terá problemas se tiver uma fiscalização. Isto porque sua empresa está cumprindo todos os requisitos legais.

Agora, vamos falar como você pode resolver a situação do seu CNPJ.

Como regularizar o CNPJ de uma empresa?

A Receita Federal é responsável por expedir o CNPJ, bem como regularizar sua situação. Em primeiro lugar, você deverá disponibilizar seus documentos pessoais, bem como a documentação de seu negócio. você também deverá fazer o levantamento de débitos com a Prefeitura da cidade onde está localizada ou registrada sua empresa, com o Estado e com o Governo Federal.

Se sua empresa está atuando no mercado de forma não regularizada há um certo tempo, o processo de regularização pode ficar mais complicado. Por isso, para evitar perda de tempo e erros por parte do empreendedor, o ideal é contar com um bom profissional de contabilidade que, além de auxiliar a diminuir, irá te explicar em detalhes tudo o que deve ser feito e o que é necessário para isso. 

A regularização do CNPJ de uma empresa é crucial para o seu funcionamento dentro da lei. Não somente para assegurar vantagens operacionais, porém também para evitar graves problemas com o Fisco, como a sonegação de impostos. 

A fim de conseguir realizar esse processo da maneira adequada, procure especialistas como os da ILS Contabilidade, de forma que você tenha toda a documentação e situação de sua empresa totalmente regularizadas e não tenha mais dor de cabeça ou medo.