O certificado digital exerce a função de uma identidade eletrônica muito completa para pessoas físicas e jurídicas uma vez que se assemelha à carteira de identidade, porém, é online. Ou seja, trata-se de uma versão eletrônica de assinatura de documento das pessoas e empresas. Sendo assim, o certificado digital proporciona mais segurança e autenticidade assegurada por um sistema de criptografia muito avançado.
Com ele, você pode atestar de maneira totalmente precisa a sua identidade ou de sua empresa, sem que a pessoa jurídica ou representante da empresa necessite estar presente. Ou seja, o certificado digital tem a função de um CPF ou um CNPJ eletrônico.
O objetivo do certificado digital é facilitar diversos processos e torná-los bem mais seguros, especialmente em relação a assinaturas. Isto porque é a partir dele que se pode conseguir a assinatura digital. Portanto, ele garante autenticidade em transações online e em outros procedimentos. Graças a essa tecnologia, pessoas e empresas podem identificar de forma absolutamente precisa cada usuário e os documentos autenticados, ainda que em curtas ou longas distâncias. Por isso, o método propicia legitimidade aos documentos digitais, que passam a possuir validade jurídica.
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Diminuição da burocracia com o certificado digital
Uma das mais importantes funcionalidades do certificado digital é tornar mais simples e práticos os procedimentos de assinatura de documentos, diminuindo, assim, despesas com burocracia, impressão e cartórios. Para tanto, a criação do certificado digital tem como finalidade reproduzir as mesmas características jurídicas dos documentos tradicionais.
Ao receber um documento de papel assinado, as pessoas costumam analisar sua autenticidade e autoria. Ou seja, se ele foi realmente assinado pelas partes interessadas no documento. Muitas vezes, recorre-se a um cartório para a conferência de uma assinatura de uma pessoa, processo conhecido como reconhecimento de firma.
Tecnicamente, o certificado digital consiste em um arquivo eletrônico, emitido por uma Autoridade Certificadora. Ela funciona como se fosse o DETRAN para a emissão de carteiras de habilitação: é a entidade responsável por verificar a identidade do titular antes de realizar a certificação.
Vantagens e benefícios do Certificado Digital
Existem diversas vantagens e benefícios do Certificado Digital, como veremos a seguir:
- Garantia da integridade do conteúdo, por conta da possibilidade de checagem de possíveis rasuras ou sinais que evidenciam uma tentativa de falsificação/modificação;
- Possibilidade de aplicação em uma série de atividades envolvendo contratos, laudos e outros documentos;
- De posse dele, a pessoa ou o representante da empresa pode assinar um contrato de onde estiver, com a mesma legitimidade;
- Validade jurídica igual ao CPF ou CNPJ;
- Segurança: é impossível fraudar uma assinatura digital;
- Praticidade e economia, com a redução do volume de papel;
- Agilidade na assinatura dos documentos;
- Assinatura e envio documentos pela internet;
- Realização de transações bancárias;
- Envio de declarações da sua empresa;
- Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
- Realização de transações bancárias;
- “Login” em ambientes virtuais com segurança;
- Garantia da validade jurídica dos documentos eletrônicos;
- Desburocratização de processos uma vez que dispensa reconhecimento de firmas;
- Economia de tempo com operações pela internet;
- Possibilidade de utilizar facilidades online de diversas empresas e órgãos públicos, como declaração de Imposto de Renda Online.
Alta tecnologia para reforçar a segurança
Em uma assinatura normal, manuscrita, a segurança depende do improvável: da pessoa manter a mesma assinatura sempre ou ainda dela não ser vítima de golpistas que se apossam de seus documentos e conseguem falsificá-los. Na assinatura digital, a segurança está ligada à posse do par de chaves criptográficas EXCLUSIVO para cada pessoa. Essas duas chaves possuem funcionalidades matemáticas e agem em conjunto. Ou seja, tudo que uma assina, a outra, e APENAS a outra, tem a capacidade de averiguar. Dessa forma, a chave privada fica de posse do usuário; já a chave pública está no formato de um certificado digital.
A mais importante função do certificado digital é possibilitar o manifesto de intenções e autorizações no formato eletrônico. Isto se dá pela assinatura digital de documentos. O uso da assinatura digital possibilita o envio de e-mails assinados ou até mesmo secretos, a contratação de serviços, a delegação de poderes, entre tantas outras tarefas do cotidiano que demandam a assinatura manuscrita e reconhecimento de firma.
O que são os certificados digitais A1 e A3?
Os tipos mais comuns de certificado são o A1 e o A3. O primeiro, com criptografia mais simples, possui validade de no máximo 1 ano. O segundo inclui uma tecnologia mais avançada e pode se manter ativo por até 3 anos. Ademais, também pode ser armazenado em tokens, pendrive ou smartcards, enquanto o A1 deve estar em um computador. Vale ressaltar que o certificado perde a validade em caso de perda, furto, roubo ou no caso de digitação da senha errada por mais vezes do que é exigido.
O avanço do procedimento da certificação digital é uma prática cada vez mais frequente no mercado, e pode contribuir para diminuir despesas e facilitar o trabalho de empresas, órgãos públicos e profissionais liberais e autônomos.
Quem deve ter um Certificado Digital?
Todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que querem efetuar certas tarefas online de forma segura e autenticada, podem ter um Certificado Digital.
Entretanto, nem todas as pessoas precisam ter um certificado digital. Porém, ele se torna obrigatório para empresas que emitem nota fiscal eletrônica, assim como para todas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido.
Quais são os tipos de Certificados?
- e-CNPJ: Tem a função de como um CNPJ virtual e vale para emissão de nota fiscal eletrônica, transmissão de escrituração fiscal digital e obrigações acessórias;
- e-CPF: Da mesma maneira, tem a validade de um CPF virtual usado para entregar declarações de renda e outros documentos eletrônicos que demandem uma assinatura digital.
Passo a passo para obter seu certificado
No Brasil, esse documento digital pode ser adquirido no formato de arquivo para ser instalado no computador, em um dispositivo (cartão ou token) ou como arquivo na nuvem.
As responsáveis pela comercialização são as Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.
Hoje, já é possível encontrar vários tipos de certificado digital, desde as versões virtuais do CPF e CNPJ até documentos específicos para emitir nota fiscal e para micro e pequenas empresas.
Contabilidade e certificado digital
Com o mundo empresarial cada dia mais inserido nos avanços tecnológicos e com operações realizadas cada vez mais online, atualmente os escritórios de contabilidade são significativamente beneficiados por esse avanço tecnológico e a inserção do universo digital em suas atividades. A exemplo, destaca-se o Certificado Digital para o escritório de contabilidade, solução que tem um papel fundamental para envio de obrigações ao governo.
Assim, a certificação digital, sem dúvida, foi uma das ferramentas mais significativas para o empreendedor pois a partir dela, empresas e profissionais do segmento puderam deixar operações muito mais dinâmicas, ágeis e modernas, com a adoção de metodologias de trabalho pautadas em ferramentas informatizadas, documentos digitais e a utilizada da internet como o principal meio para troca de dados e informações.
Nesse sentido, a ILS Contabilidade está preparada para orientar seus clientes e agendar a certificação digital tanto na pessoa física e-cpf como da empresa e-CNPJ para aqueles que necessitam renovar ou precisam obter a certificação digital, faça seu agendamento com a gente e consulte qual tipo de certificado recomendamos para cada tipo de transação.