O grande pensador chinês Confúcio definiu perfeitamente a dinâmica da produtividade:
“Não pense por muito tempo, faça. Mas não faça por muito tempo, pense.”
Ou seja, pensar sem agir não é produtivo, assim também como agir sem pensar.
Com a atual crise provocada pelo novo coronavírus no Brasil e no mundo, as boas práticas de produtividade se tornaram essenciais para a manutenção de milhares de negócios. O home office, que até bem pouco tempo era um luxo de poucos, está se tornando um dos caminhos mais seguros para manter a economia girando.
Apesar do aumento das práticas de home office, não são todas as empresas e colaboradores que extraem do trabalho remoto o seu melhor. Na prática, teremos que aprender a reinventar o nosso ambiente laboral – do modo como decidimos até as técnicas de criação e gestão de negócios.
Foi com isso em vista que criamos esse texto especial com algumas das melhores dicas de produtividade para quem precisa trabalhar a distância. Acompanhe o texto atentamente.
O que você vai ler aqui
Antes de qualquer coisa: como podemos definir a produtividade?
O portal MBN possui uma definição importante sobre a produtividade:
“Produtividade refere-se à taxa de produção por unidade de trabalho, capital ou equipamento (insumo). Podemos medir de diferentes maneiras. Podemos medir a produtividade de uma fábrica de acordo com o tempo que leva para produzir um bem específico. No setor de serviços, por outro lado, onde não existem unidades de bens, é mais difícil mensurar. Algumas empresas de serviços baseiam suas medições em quanta receita cada trabalhador gera. Eles então dividem esse valor pelo salário.”
Em outras palavras: em termos técnicos a produtividade de uma empresa pode ser medida pela relação investimento x criação. Dessa maneira, para que sua empresa mantenha um ritmo de produção coerente, ela precisa saber a razão do valor investido e do custo de produção.
Esse é um ponto simples, mas muitas vezes negligenciado. Se, mesmo trabalhando a todo vapor, sua empresa não atinge uma taxa de produtividade que compense os investimentos, é sinal de que há algo errado.
Outra questão importante: a produtividade é uma questão matemática e que possui limites que devem ser respeitados. Produzir mais e mais, sem atenção aos padrões de qualidade ou de bem-estar dos seus funcionários certamente é uma maneira dolorosa e cara de gerar prejuízos. Isso nos leva até a nossa dica número 1, que é:
1 – Saiba a medida de produtividade de sua empresa
Imagine que você comanda uma empresa de consultoria. Para suprir os gastos de um mês é preciso que seus funcionários realizem, cada um, 5 consultorias completas por mês. Se por acaso um colaborador não bate as metas, cabe ao gestor ou transferir o pedido para outro funcionário, ou arcar com o prejuízo.
Esse é um exemplo simples de cálculo de razão de produtividade, mas nem sempre ele é tão preto-no-branco assim.
Não é uma tarefa fácil definir exatamente quantos e-mails devam ser respondidos para que a empresa se mantenha no positivo, ou quantas ligações devam ser feitas. A dica é estabelecer, pelo menos, um horizonte de ações.
A medida de produtividade de sua empresa deve operar num limite entre os seguintes termos:
- O que os funcionários conseguem fazer confortavelmente, sem perder a qualidade do trabalho.
- O que a empresa precisa para manter seu caixa em dia.
- O que os clientes precisam para que suas demandas sejam sanadas.
2 – Não confunda produtividade com multitasking
O multitasking, ou multitarefa, é o principal problema de quem tem que trabalhar remotamente. Sem a presença física de um orientador, é fácil cair na armadilha das abas abertas, dos apps de mensagens de texto, redes sociais e afins.
Quando você faz malabarismos com várias coisas simultaneamente, você acaba se envolvendo no que os especialistas em foco chamam de “alternância de contexto”.
Diversas pesquisas apontam que o cérebro demora um bom tempo antes de retomar o seu fluxo de criação. A cada interrupção é como se você tivesse que resetar e começar um novo ciclo de atenção.
Uma pesquisa realizada na Universidade de Stanford avaliou o impacto da multitarefa e descobriu que as pessoas que se envolvem várias demandas durante o trabalho sofrem sérias baixas em seus níveis de produtividade, além de terem suas capacidades de foco e memória seriamente comprometidas.
3 – Crie metas diárias (mas seja realista)
Trabalhar remotamente significa ter que lidar contra um problema comum: a sensação de que não estamos sendo bons o suficiente.
Isso ocorre porque o trabalho remoto não faz parte de nossa cultura, centrada sobre os modelos americanos de expediente de 8 horas/5 dias por semana. Sendo assim, ter metas diárias é uma forma de manter-se estimulado e de criar um panorama de trabalhos coerente com a sua capacidade de realização.
Criar metas diárias não se resume apenas as fazer listas e ir riscando a cada tarefa pronta. É preciso criar um pequeno trajeto de resolução de problemas. Confira um esquema bastante eficiente:
Selecione
Não adiante tentar fazer tudo ao mesmo tempo. Selecione o que é prioridade e aprenda a dizer não ao que pode (e deve) esperar.
Divida
Tarefas complexas devem ser divididas em tarefas menores. Quanto mais detalhista você for, menos atrito irá enfrentar ao longo de sua jornada de realização.
Registre
Não confie 100% em sua memória. Anote tudo. Crie espaços de anotação como quadros, painéis ou reserve um caderno para os pensamentos soltos e coisas que possam surgir pelo caminho.
4 – Aplique a “regra dos 2 minutos” e veja seu dia fluir
Essa regra não vai salvar os seus trabalhos atrasados, nem irá transformar você em um mestre da produtividade, mas certamente irá lhe ajudar a lidar com algumas tarefas empacadas. A regra dos 2 minutos também é muito eficiente para evitar o péssimo habito da procrastinação – a mania de adiar coisas indefinidamente.
Funciona assim: a maioria das tarefas que você evita fazer não é realmente difícil de realizar. O problema é que as tarefas adiadas vão acumulando e criando um congestionamento de pequenas coisinhas que deveriam ter sido feitas ontem, anteontem e assim por diante.
Existem duas partes na regra de 2 minutos:
- Se demorar menos de dois minutos, faça-o agora.
- Se você pretende iniciar um novo hábito, deve levar menos de dois minutos para fazê-lo.
Depois de começar a fazer algo, mesmo que isso gaste apenas 2 minutos, certamente será mais fácil de continuar a fazê-lo. Isso vale para pequenas ações que irão desencadear grandes mudanças.
5 – Foque em pequenas (e constantes) vitórias
O erro número um que a maioria das pessoas comete enquanto trabalha de modo remoto é tentar cumprir grandes metas apressadamente para se ver livre daquela responsabilidade.
Um exemplo: sua empresa precisa criar um balanço de vendas até o final do mês. Você está trabalhando via home office e pensa em fazer em 8 horas o trabalho que demoraria uma semana para ser feito. A sua esperança é “matar” essa tarefa grande (e talvez um tanto monótona) para poder se dedicar a outras coisas.
Isso não irá dar certo nunca.
Em termos de produtividade é impossível pular etapas. Crie um cronograma de pequenos passos e não se dedique a encontrar atalhos. Divida seu maior objetivo em metas e objetivos, sendo que:
Metas = metas são tarefas específicas para atingir os objetivos. Em outras palavras: metas são os passos necessários para fazer um objetivo acontecer.
Objetivos = objetivos dão ações concretas que representam o que você deseja. Ou seja, são os pontos finais para onde você deseja ir.
Dividia seu cronograma em 5 módulos:
- Metas anuais
- Objetivos trimestrais
- Metas mensais
- Objetivos semanais
- Objetivos diários
E pergunte a si mesmo: “Qual é o único passo que eu posso dar hoje que me leva mais perto do meu objetivo final?”
Resumindo
Manter uma rotina produtiva dentro de um modelo de trabalho remoto é parte de um projeto criado com muita disciplina. Com as dicas que vimos aqui você terá ferramentas essenciais para combater a procrastinação e ver sua produtividade decolar.