Atingir níveis excelentes de produtividade é um dos maiores desafios das empresas atualmente. Otimizar os processos e transformar tempo em dinheiro não é tarefa fácil. Negócios que não otimizam suas rotinas acabam perdendo lugar dentro do mercado, cada vez mais competitivo.
Hoje falaremos sobre 5 passos para aumentar a produtividade em sua empresa sem perder o foco na qualidade. São dicas essenciais para reduzir o tempo gasto em burocracias e investir mais em produtos e serviços de valor. Acompanhe:
O que você vai ler aqui
1 – Motive e valorize sua equipe
Pode parecer redundante, mas empresas não são feitas por uma pessoa só. Quando uma empresa acerta ou erra ela o faz sempre de modo coletivo. A qualidade da produção de sua empresa depende diretamente da relação da gerência com os colaboradores de todos os setores.
Em outras palavras: valorize e recompense o bom desempenho de sua equipe. O presidente americano Theodore Roosevelt tinha uma frase que bem define a importância de uma equipe motiva e coesa:
“Eu faço o que você não pode, e você faz o que eu não posso. Juntos podemos fazer grandes coisas.”
Empresas descuidadas no quesito valorização do time perdem talentos para outras mais atentas e acabam sendo prejudicadas a médio e longo prazo. Quanto mais motivada estiver a sua equipe, a produtividade em sua empresa irá aumentar.
2 – Não empurre problemas para debaixo do tapete – resolva-os!
Motivação é importante. Parceria e senso de equipe também. Mas uma empresa depende também de algo tão valioso quanto a sinergia: autoridade. Só se pode atingir um alto nível de autoridade quando se trabalha com altos padrões de qualidade – e qualidade, como bem sabemos, é fruto de uma estratégia eficiente de resolução de problemas.
Uma empresa produtiva não é aquela que não comete erros, mas a que corrige esses deslizes com prontidão e perfeição. Os clientes até podem tolerar eventuais problemas, desde que a empresa se mostre honesta e disposta a sanar tais ocorrências.
Um dos casos mais emblemáticos de problemas não corrigidos que vivaram uma bola de neve é o da companhia americana Sears. Ela já foi uma das maiores lojas de departamentos do mundo, mas hoje amarga números negativos e lojas fechando.
O motivo? A Sears se tornou conhecida por ignorar solenemente todas as reclamações de clientes e funcionários sobre a queda da qualidade dos produtos ofertados e os baixos salários. Com o tempo a Sears se tornou sinônimo de pouco profissionalismo e passou a receber uma enxurrada de processos, além de propaganda negativa nas redes sociais.
Esse comportamento não apenas afastou os clientes e colaboradores, mas manchou o nome da empresa de tal modo que nenhuma campanha de marketing conseguirá limpar.
Fica aqui a lição: se algo não correu bem, resolva. Jogar os problemas de uma empresa para debaixo do tapete é uma péssima ideia.
3 – Treine seus funcionários
Produtividade é reflexo de uma equipe coesa e determinada, capacitada para resolver problemas e focada em atingir metas. E isso só é possível com treinamento.
No Brasil ainda existe um conceito equivocado de que não se deve investir em treinamento, sob o risco dos funcionários se capacitarem e irem trabalhar em outra empresa. Mas, a verdade é que o bom treinamento forma o colaborador para atuar com plenitude apenas dentro de sua empresa, e não em outras.
Quando a empresa alia capacitação, valorização e organização, muito raramente o colaborador irá desejar mudar de emprego.
Um bom plano de capacitação oferecerá ao empregador as ferramentas necessárias para melhorar a comunicação entre os membros da equipe e dará ao funcionário a chance de mostrar o seu melhor. Isso resulta ainda num atendimento de maior qualidade para os clientes, atraindo mais valor e autoridade para sua empresa. Ou seja, todos ganham.
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4 – Digitalize sua rotina de trabalho
Há um ditado que diz que não vale a pena fazer uma reunião que poderia ser resolvida com um e-mail. Essa é a mais pura verdade. Longas reuniões muitas vezes só servem para provocar cansaço em sua equipe, que poderia estar resolvendo as coisas de modo muito mais simples e eficiente.
Se sua empresa deseja ser mais produtiva é fundamental que você crie um planejamento estratégico de digitalização dos processos rotineiros. Muita coisa ainda depende da boa e velha reunião, mas diversos setores de sua empresa podem ser informatizados, ganhando mais agilidade e praticidade, aumentando também a produtividade. Confira alguns exemplos:
- Rotinas contábeis: um contador antenado nas novidades certamente irá facilitar sua rotina de documentos e impostos a pagar com a ajuda de processos digitais. A ILS contabilidade é um exemplo de escritório contábil que usa tecnologia de ponta para oferecer o melhor serviço aos seus clientes.
- Sistemas de automação comercial (ERP): rotinas como contas a pagar, folhas de ponto, controle de estoque e compras podem ser automatizados com um bom sistema de automação. Vale ressaltar: consulte sempre um bom contador para fazer a melhor escolha para a sua empresa.
- Autenticação digital: diversas empresas já usam certificados digitais e diversos modelos de assinatura online para validar seus processos. Isso evita a necessidade de impressão e agiliza o envio de documentos. Basta um clique no e-mail e tudo resolvido.
5 – Amplie sua comunicação interna
Uma empresa produtiva certamente é uma empresa com alto grau de integração comunicativa entre seus membros. Uma ordem da gerência deve chegar a todos os colaboradores de maneira clara e simples – sem margens para erros de interpretações.
Uma excelente maneira de potencializar a comunicação em sua empresa é utilizar de ferramentas que ajudam na integração entre funcionários de todos os escalões.
Aplicativos como Slack, Asana ou Telegram são excelentes para criar canais e grupos onde a empresa poderá dispor seus memorandos e anúncios.
Vale também investir em um bom setor de RH, capaz não só de resolver eventuais problemas, mas também de prevê-los.
A empresa poderá aplicar formulários periódicos para medir o nível de satisfação dos colaboradores e abrir um quadro de sugestões de melhoria. Com essas informações em mãos é hora de desenhar uma estratégia anual de comunicação interna. Veja a seguir:
- Delimitar os pontos onde a empresa poderia melhorar em sua comunicação.
- Apontar os colaboradores que são fundamentais dentro da comunicação da empresa.
- Oferecer ao RH um plano de ouvidoria interna, com canais para que o colaborador possa se expressar sem constrangimentos.
- Estabelecer as metas do período de modo a que todos os funcionários vejam e se sintam compelidos a ajudar nessa conquista.
- Premiar e reconhecer os funcionários que colaboraram mais ativamente com o processo.
Concluindo
O desafio de criar empresas mais produtivas é a chave para o sucesso dentro da atual era da informação. Com o uso criativo de algumas ferramentas e investimento em treinamento, é possível manter sua equipe de colaboradores sempre motivada e disposta a avançar, o que impacta diretamente no aumento da produtividade da empresa como um todo.
Para isso você deverá contar sempre com a ajuda da ILS Contabilidade. Aqui somos bem mais que um escritório contábil, oferecemos um ponto de apoio seguro e eficiente para ajudar sua empresa a crescer sempre mais.
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