Que as reuniões remotas são uma ótima ferramenta para a produtividade das empresas isso ninguém pode negar. Mas em tempo de tantas mudanças, como organizar uma reunião virtual com sucesso? É possível manter o mesmo padrão de eficiência através apenas das reuniões remotas?
Selecionamos algumas dicas para que sua empresa mantenha um bom relacionamento via home office com seus colaboradores e desenvolva novas técnicas para a gestão produtiva. Acompanhe:
O que você vai ler aqui
Escolha bem seus apps de comunicação em equipe
Escolher o melhor app para realizar suas reuniões remotas irá impactar diretamente na qualidade do trabalho de sua equipe. Antes de agendar o seu encontro, saiba que as melhores reuniões online incluem três itens essenciais: conexão, colaboração e feedback. Ao manter esses itens essenciais, você fará com que os participantes se sintam mais envolvidos, mantendo a reunião produtiva.
Nem todos os apps e sites disponíveis hoje no mercado oferecem suporte completo. De um modo geral, serviços gratuitos possuem apenas um ou outro item.
Os sistemas mais utilizados são o Trello (que oferece bom ambiente de colaboração), Zoom ou Skype (boa conexão via vídeo), Google Docs, Slack ou Asana (boa colaboração e feedback). O ideal é combinar um ou mais ambientes digitais.
Dica especial:
O site Capterra compara diferentes ferramentas online para os mais diversos serviços – de apps de chamadas de vídeo até gerenciadores de arquivos em nuvem.
Evite cancelamentos de última hora
Todos sabemos que ter que reagendar ou cancelar uma reunião de última hora pode acontecer. O problema é quando isso se torna uma prática recorrente. Antes de alterar a hora do convite do calendário e encerrar o dia, coloque-se no lugar dos participantes da reunião. Que inconvenientes você pode estar causando?
Manter uma agenda pontual é uma forma de mostrar respeito e empatia pelo trabalho de seus colaboradores – e isso se reflete numa equipe mais dedicada e presente.
O trabalho remoto depende muito de foco e pontualidade. A diferença entre uma reunião produtiva e um dia perdido pode ser definida por um email cancelando uma chamada importante em cima da hora.
Cumpra com alguns rituais de etiqueta
Uma reunião remota não é exatamente como uma reunião tradicional. O modo como as pessoas dialogam e interagem entre elas pode ser um problema se você não ficar atento para determinadas questões. Confira:
Esteja pronto pelo menos 5 minutos antes: preparar-se com 5 minutos de antecedência irá garantir que a reunião irá ocorrer sem atropelos.
Não se esqueça das apresentações: antes de qualquer coisa, organizar uma apresentação formal facilita a troca de informações e evita lacunas, principalmente entre pessoas que não se conhecem.
Elimine qualquer tipo de distração: tanto durante a apresentação, quanto ao longo da conversa, garanta que não há nenhum tipo de ruído persistente (ventiladores, TV ou mesmo pessoas conversando). Barulhos inconvenientes dispersam a atenção e atrapalham a produtividade dos convidados – sem contar que não soa nada educado.
O app de produtividade Fellow possui um grupo de diretrizes bastante eficazes que ajudam a complementar o que estamos vendo:
- Respeite o tempo das pessoas – e informe a todos se você não conseguir.
- Encontre um local com pouco ou nenhum ruído de fundo.
- Silencie o microfone quando alguém estiver falando.
- Ligue a câmera para que todos possam ver suas expressões faciais.
- Adicione seus pontos de discussão à agenda uma hora antes da reunião.
- Leia a agenda antes da reunião e prepare-se para contribuir.
- Não interrompa outras pessoas quando elas estiverem falando. Em vez disso, anote seus pensamentos e aguarde a sua vez de falar.
- Não olhe para o seu telefone nem trabalhe em outras tarefas durante a reunião.
- Estabeleça limites de tempo para cada ponto de conversa e mantenha a duração da reunião (sejam 60 ou 90 minutos).
Vista-se de acordo com a ocasião
Uma reunião remota é, antes de tudo, uma reunião. Estar vestido de maneira apropriada confere mais seriedade e menos distrações durante a ocasião. Vestir-se profissionalmente é uma obrigação, além de ser uma excelente forma de diferenciar o seu horário de trabalho das demais atividades em sua casa
Tome cuidado também com o que está dentro do campo de visão de sua câmera. Cuide para criar um ambiente neutro e, se possível, informal e elegante. Quanto mais seriedade você transmitir em sua chamada, mais respeito irá conquistar de seus colaboradores.
Convide apenas aqueles que realmente precisam participar.
Reuniões remotas podem ser um verdadeiro tormento, caso você inclua pessoas com atividades distintas ou que não estejam a par do que será abordado. Por isso é fundamental jamais tentar resolver todos os problemas em uma única chamada.
Prefira fazer diferentes conferências, com setores diferentes. E lembre-se: em caso de dúvida, pergunte às pessoas com antecedência se desejam participar ou tornar opcionais os convites para suas reuniões. Se você tiver tópicos da agenda relevantes para apenas alguns participantes, coloque primeiro os itens da agenda do grupo, assim será possível que algumas pessoas saiam logo que terminem de transmitir suas mensagens.
Estimule a colaboração digital
De que vale uma ótima reunião virtual se em seguida os colaboradores são obrigados a oferecer formulários de papel? Se sua empresa está entrando para o ambiente virtual de reuniões, é hora de manter o foco e apostar em modelos digitais de colaboração.
Sua empresa pode usar salas de bate-papo para compartilhar links e arquivos importantes, o Google Docs ou o Office 365 para colaborar com documentos em tempo real e salas de reunião virtuais para coordenar os marcos da equipe antes de se reunir como um grupo maior.
Dezenas de apps e ferramentas permitem o envio de arquivos em nuvem, com edição em tempo real e diversas outras funções capazes de manter sua equipe produtiva.
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