Empresa Inativa precisa de Contador?

É muito frequente entre os empreendedores a dúvida comum se uma empresa inativa precisa de um contador. Esta pergunta vem à tona especialmente no momento em que os proprietários do empreendimento decidem dar uma parada nas atividades, porém costumam não saber se ainda necessitam cumprir com obrigações fiscais e contábeis.

Mas saiba que, ainda que a empresa inativa – ou seja, que não registra despesa e movimentação financeira – deve ter, sim, um contador. Isto porque em relação ao governo, o negócio ainda existe. Dessa maneira, a empresa tem obrigações acessórias e principais, que possuem variações de acordo com cada estado e com o segmento de atuação.

É muito importante você saber que ter a empresa aberta (porém inativa), sem os serviços contábeis pode haver consequências para o empresário, como multas e CNPJ Inapto pela Receita Federal.

O que você vai ler aqui

Definição de empresa inativa pela lei

A lei determina que uma empresa fica inativa no momento em que para de realizar suas atividades operacionais, não operacionais, financeiras ou patrimoniais durante o ano-calendário. Porém, ela não encerrou formalmente suas atividades.

Muitos empresários, entretanto, fazem uma confusão de conceitos entre empresa inativa e empresa sem movimentação. Por isso, o empreendedor necessita entender cada uma dessas situações, já que elas implicam em questões práticas diferenciadas.

Uma empresa sem movimentação é quando um negócio, mesmo depois de ter parado por meses, faz qualquer tipo de pagamento, recebimento de duplicatas ou fornecedores no ano-calendário.

Para ilustrarmos melhor, temos a situação de quando uma empresa tem um parcelamento ativo como débitos tributários e, ao dar uma parada em suas atividades, segue realizando o pagamento de contas, o que implica em operação financeira. Sendo assim, a empresa não está inativa, porém é uma empresa sem movimentação.

Declarações a serem entregues por uma empresa inativa

Uma empresa inativa não tem a isenção de certas obrigações, como o envio das declarações de imposto à Receita Federal. A documentação costuma variar conforme o estado em que está a empresa e o seu segmento de atividade. O regime tributário da empresa também impacta nessas obrigações.

Porém, no geral, vale ressaltar que as empresas inativas tornam-se isentas das obrigações mensais, exceto as anuais.

Empresas inativas que estão no regime tributário do Simples Nacional devem:

realizar o repasse ao FGTS e à Previdência Social (SEFIP) sem movimento no começo do ano-calendário
enviar a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS) – antiga DASN;
enviar a Relação Anual de Informações Sociais “negativa” (RAIS NEGATIVA);
outras obrigações dependendo do setor da empresa.

As empresas inativas que se enquadram no Lucro Presumido estão sujeitas a apresentar:

Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) “negativa”;
RAIS negativa;
SEFIP;
SPED(s);
outras obrigações.

Empresa inativa na Receita Federal

É fundamental destacar que uma empresa não se torna inativa somente por parar as suas operações. Para deixar uma empresa inativa é preciso realizar alguns procedimentos e cabe ao dono decidir por quanto tempo ele deseja deixar a empresa nesse estado.

Inativar ou dar baixa na empresa?

Definir se deixará a empresa inativa ou dar baixa definitiva no CNPJ dependerá exclusivamente dos objetivos e estratégias de seu (s) PROPRIETÁRIOS. Seja qual for a escolha, saiba que elas implicam em custos para o empreendedor. Contudo, se você tiver em mente reativar a empresa em um período mais à frente, pode ser mais viável apenas deixá-la inativa.

Já para dar baixa no CNPJ é necessário preparar o distrato social e checar algumas pendências nas esferas federal, estadual e municipal.

Assim como é preciso tomar cuidados que envolvem a esfera trabalhista e previdenciária, também deve-se fazer a rescisão contratual conforme a legislação vigente, emissão da Certidão Negativa. Ademais, é necessário expedir o Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Outra medida que integra esse processo é o registro oficial na Junta Comercial da solicitação de arquivamento de atos de extinção da empresa.

A parte da baixa do CNPJ (encerramento da empresa) é mais complicada e demanda diversos documentos. Por isso, é recomendado que um contador seja acionado para facilitar este processo para você, empresário.

Como foi explicado acima, para tornar a empresa inativa, é necessário cumprir com certas obrigações;

Verificação se a empresa está inativa

Para saber se seu CNPJ está ativo, você pode consultar diretamente o site da Receita Federal. Para isso, utilize o CNPJ da empresa e, no portal, digite a informação no campo específico. Feito isto, clique em “consultar” para ter acesso à situação.

O que acontece se as declarações necessárias não forem entregues

Não apresentar as declarações e escriturações fiscais causam certos problemas para o contribuinte. O CNPJ pode ficar inapto, o que gera a impossibilidade do empresário ter novas empresas. Afinal, os sócios são responsáveis pelos débitos em cobrança, entre outros quesitos.

Sem contar que, ao não cumprir as obrigações, o empresário terá de arcar com o pagamento de multas por declaração faltante. Se você pretende reativar seu negócio, é preciso estar com sua empresa em dia. Para tanto, é feito um retroativo de todos os débitos. Daí, a necessidade de um contador.