Documentos empresariais: por quanto tempo e como armazenar?

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Toda empresa precisa aprender as melhores formas de gerir seus documentos. Com uma boa gerência é possível armazenar, pelo tempo necessário, papéis de suma importância para a rotina contábil e administrativa de um negócio.

O descarte de documentos essenciais pode render uma grande dor de cabeça, gerando multas, complicações judiciais ou mesmo obrigando a empresa a pagar por algo que já se encontra quitado.

Para evitar esses problemas criamos um post com todas as informações sobre quais documentos sua empresa deve manter, por quanto tempo e como você pode usar a digitalização de documentos para economizar tempo, espaço e dinheiro. Confira:

Quais documentos minha empresa deve guardar e por quanto tempo?

Concordo com você, são muitos documentos para gerenciar. Um simples descuido ou falta de organização pode gerar um enorme transtorno.

Para não errar na hora de armazenar seus documentos, confira a lista com os prazos de armazenagem dos principais documentos empresariais:

DOCUMENTOSANOS DE
GUARDA
Termo de rescisão do contrato de trabalho 2
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) 3
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) 3
Recibos de pagamento e notas fiscais 5
Livros fiscais 5
IR (Imposto de Renda) 5
CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido) 5
PIS (Programa de Integração Social) 5
COFINS (Contribuição para Financiamento de Seguridade Social) 5
ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) 5
Declarações: DACON, DIPJ, DCTF e outras 5
DASN (Declaração Anual do Simples Nacional) 5
DIRF (Declaração do Imposto Retido na Fonte) 5
GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) 5
Nota fiscal ou faturas de serviço 5
Livro de registro de entradas e saídas 5
Carnê de recolhimento de impostos ME e EPP 5
Documentos fiscais e formulários não emitidos oficialmente 5
Recibo de pagamento de salário, 13º salário, e folhas de ponto 5
GPS (Guia da Previdência Social) 5
Contribuições Sindicais 5
Folha de pagamento 10
Dados trabalhistas e previdenciários criados via sistema eletrônico 10
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) 30
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS à Previdência Social) 30
GRFC (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Contribuição social) 30
Contrato de trabalho Indeterminado
Livros e fichas de registro de empregados Indeterminado

Na dúvida sobre qual o período necessário de guarda de um documento, consulte seu contador.

E se minha empresa descartar algum documento importante antes do prazo?

Caso sua empresa se desfaça ou perca algum documento importante antes do prazo mínimo estabelecido por lei, ela estará sujeita a diversos problemas como:

Cobranças indevidas de contas já pagas por falta de comprovante válido. Isso se aplica não apenas a impostos e tributos, mas a despesas como água, luz, internet, telefone e aluguel.

Problemas na hora de vender equipamentos e bens da empresa por conta da falta de comprovante fiscal que atestem a posse dos mesmos.

Perda de garantia de produtos adquiridos de seus eventuais fornecedores, uma vez que a troca de diversas mercadorias está condicionada a posse da nota fiscal de compra.

Eventuais processos legais ou trabalhistas podem ser agravados pela falta de comprovação da quitação de taxas e impostos. A falta de documentos relacionados à rotina dos empregados implica, em certos casos, em crime trabalhista grave, passível de multas e indenizações.

Problemas na hora de criar balancetes, conferências de gastos, controles de entradas e saídas e outros tipos de auditorias internas que dependem diretamente da conferência dos documentos da rotina fiscal da empresa.

A digitalização de documentos é reconhecida por lei?

Sim, mas existem algumas regras para isso.

Para evitar o acúmulo de um grande volume de papéis (que consomem não apenas espaço, mas representam para algumas empresas um alto gasto com armazenamento) temos como ferramenta a digitalização de documentos com o uso de scanners ou mesmo com o auxílio de tablets e smarthphones.

Porém atenção: sua empresa precisa ficar atenta para as questões legais envolvidas nesta prática.

A PLS (Projeto de Lei do Senado) n° 146, de 2007, prevê que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor dos documentos físicos com um porém: tanto empresas, quanto pessoas físicas, deveriam manter os originais para comprovar a veracidade dos mesmos.

Em 2017 foi aprovada a ementa que permite que os documentos originais digitalizados sejam descartados, conferindo aos arquivos digitais, desde que legíveis e em conformidade com os originais, o mesmo valor legal de um documento físico.

Para isso o processo de digitalização precisa ser certificado por uma empresa autorizada na emissão de certificados e assinaturas digitais. Ou seja, os documentos precisam ser assinados eletronicamente para manterem o seu valor legal.

A boa notícia é que essa tecnologia está se tornando cada vez mais acessível no Brasil e a variedade de empresas no setor garante preços mais competitivos.

Como digitalizar e autenticar documentos?

De acordo com o tamanho de sua empresa você poderá optar por um scanner, capaz de digitalizar grandes quantidades de material e de diferentes tamanhos.

Após o processo de digitalização é preciso autenticar o documento eletronicamente.  

O documento digitalizado deverá ser autenticado nos padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), oferecidos por empresas especializadas neste assunto.

Com a ferramenta de assinatura eletrônica você poderá assinar um documento ou mais documentos digitalizados com a mesma validade de um documento assinado no papel. 

Esta é uma vantagem aplicável não apenas aos documentos digitalizados, mas que poderá auxiliar sua empresa em diversos setores.

Com a assinatura digital é possível ainda assinar documentos criados originalmente de modo digital (em programas como PDF, por exemplo), sem a necessidade de impressões, transporte ou ainda despesas de autenticação como cartórios e despachantes.

Quer saber mais sobre digitalização de documentos? Confira nosso post sobre o assunto.

Após a digitalização recomendamos o uso de um serviço de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox para manter seus documentos empresariais armazenados de maneira segura.

Uma dica importante: evite armazenar esses documentos de modo local, pois em caso de problemas com computadores ou servidores todo o conteúdo poderá ser perdido.

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