Conheça os maiores erros contábeis e como não cair neles

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Principais erros contábeis pequena empresa

Os erros contábeis são mais comuns do que se imagina. Pequenos deslizes cometidos por gestores que podem colocar todo um negócio em risco.

Por mais complicada que pareça, a contabilidade é parte vital para o bom andamento de uma empresa. Bem mais que números e fórmulas, o contador garante que seu negócio opere sempre da melhor maneira e dentro da lei.

É função do contador e do empresário observar pequenos detalhes que podem se tornar erros sérios, causando multas, problemas trabalhistas ou até mesmo o fechamento da empresa.

Para que seu empreendimento não cometa esses erros, selecionamos os principais deslizes cometidos por empresas de pequeno e médio porte. Anote a lista e fique atento.

Não guardar recibos de pagamento

Sua empresa realiza mensalmente dezenas, talvez centenas, de pagamentos dos mais diferentes tipos. Contas de água, luz, internet, fornecedores, contracheques, pró-labores, impostos, contribuições… Eu sei, é muita coisa.

Saiba que um erro comum e que causa muita dor de cabeça ao empresário é jogar fora recibos de pagamento importantes, principalmente impostos, taxas trabalhistas e taxas municipais ou estaduais. Existe um mantra entre os contadores que diz: se pagou e não guardou, então não foi pago.

A falta de recibos devidamente armazenados pode gerar sérios problemas, sendo o principal deles a cobrança indevida. Em alguns casos, como no pagamento de contracheques e impostos, a empresa que não comprovar a quitação dos débitos com os recibos físicos (não vale digitalizar), pode ter que pagar multa e ainda enfrentar processos judiciais.

Pela lei brasileira, ainda é preciso armazenar comprovantes de pagamento durante um certo período, de acordo com o tipo do comprovante e sua importância. De acordo com o documento, o prazo de armazenamento pode ser de 30 dias a até um prazo indeterminado.

Não criar uma agenda tributária

Toda empresa possui uma agenda de tributos com obrigações mensais para o pagamento de taxas municipais, estaduais e federais. Esse calendário é bem rígido e muitos impostos não toleram atrasos. Pelo site da Receita Federal você pode conferir o calendário tributário detalhado. Recomenda-se ainda que se verifique no seu estado e município o calendário dos respectivos impostos.

Caso sua empresa não crie uma rotina tributária eficiente, poderá ser multada e até mesmo ter suas atividades prejudicadas. Na maioria das vezes as pendências tributárias são involuntárias, ou seja, a empresa simplesmente esquece de pagar um imposto fundamental.

O grande perigo deste erro é que algumas taxas são cobradas logo depois do atraso, outras não. Uma empresa pode funcionar muito tempo sem saber que possui débitos tributários. Geralmente quando o problema é percebido a empresa já possui altos valores cobrados com juros e multas.

Errar no cálculo de impostos e taxas

Todos sabemos que o Brasil é um dos países com maior carga tributária do mundo. Mas todo empresário deve zelar pelo bom andamento de sua rotina contábil, mantendo todos os seus impostos em dia.

Mesmo acompanhando isso de perto, um erro comum e muito sério é o cálculo errado das taxas e impostos de um negócio. Seja por falta de atenção ou mesmo falta de experiência, algumas empresas pisam na bola e emitem suas guias com valores equivocados.

No caso de valores a mais, sua empresa irá desperdiçar dinheiro. Alguns impostos, em caso de sobretaxa, podem ser devolvidos, mas este é um processo burocrático que resultará em perda de tempo.

Caso sua empresa calcule impostos a menos, o problema é ainda mais grave. De acordo com o imposto, o negócio poderá receber multas, bloqueios e diversos contratempos que irão comprometer seu orçamento e produtividade.

Falta de organização dos documentos

Responda rápido: onde está o livro de funcionários de sua empresa? Se você não sabe com exatidão, isso pode ser sinal de que sua empresa precisa de mais organização documental.

No caso do livro de funcionários é importante saber sua localização e se o mesmo está com os registros em dia, pois se trata de um documento solicitado durante as vistorias do Ministério do Trabalho.

Documentos essenciais como CNPJ atualizado, contrato social, inscrição estadual e municipal, licenças de funcionamento, alvarás, certificados da vigilância sanitária e outros devem estar organizados e sempre em fácil acesso aos gestores.

Outro erro comum é guardar documentos por tempo além do necessário. Um bom contador poderá lhe informar sobre qual o melhor modo de gerir seu arquivo de documentos, evitando armazenamentos desnecessários ou o descarte de documentos fundamentais.

Saiba mais sobre por quanto tempo e como armazenar os documentos de sua empresa.

Não investir em tecnologia

Atualmente é praticamente impossível gerenciar uma empresa apenas com papel e caneta. A complexidade do mercado obriga os empreendedores a investir em soluções de tecnologia. Os sistemas de automação comercial, conhecidos como ERP, possuem diversas funcionalidades como gestão de fluxo de caixa, estoques, contas a pagar e receber, folhas de ponto e outras.

A automação comercial garante que sua empresa opere de modo mais eficiente. Um bom sistema ERP irá lhe alertar para as datas de vencimento de contas importantes, calcular a melhor data para aumentar seus estoques ou ainda administrar as tarefas de seus funcionários e colaboradores.

O ERP é muito eficiente na gestão de assuntos de RH, como horas extras, folha de ponto, folgas e férias. É possível abrir escalas mais produtivas, contabilizar o banco de horas acumuladas e controlar os horários de entrada e saída dos funcionários. Isso é fundamental para uma administração mais eficiente e justa com os empregados, evitando atritos e até problemas trabalhistas.

Mas fique atento: a tecnologia é uma ferramenta que deve ser usada juntamente com a capacidade crítica humana. Um ERP ou qualquer outro sistema não substitui o olhar apurado de um bom gestor. É importante conversar com um contador experiente e se orientar sobre o melhor tipo de ERP de acordo com o estilo de sua empresa.

Não ter um contador de confiança

O contador é o principal parceiro de sua empresa. Ele será responsável por encontrar o melhor tipo de adequação fiscal para o seu negócio, sugerindo também o melhor regime societário e modelo de gestão.

Ao contrário do que se pensa, o contador cuida bem mais do que dos números. Este profissional é responsável por manter a rotina fiscal e garantir que seu negócio esteja em dia com suas obrigações legais. O contador também acompanha de perto questões de recursos humanos e pode auxiliar na implementação de sistemas ERP ou mesmo em auditorias.

No caso da ILS Contabilidade, oferecemos diversos serviços, como treinamento de pessoal, assessoria fiscal, recuperação tributária e apoio na gestão financeira.

Essas vantagens fazem de nossa empresa um porto seguro para que o empreendedor possa tomar suas decisões de maneira mais centrada e eficiente.

Resumindo

Evitar alguns erros comuns na rotina contábil é uma excelente forma de manter sua empresa em dia e longe dos problemas. Para isso é fundamental a presença de um contador experiente e de um acompanhamento profissional capacitado.

Cabe também ao gestor dedicar-se com paixão ao seu trabalho e buscar sempre novos caminhos para inovar. No caso de erros, a grande lição é aprender e jamais repeti-los.

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