{"id":3103,"date":"2019-01-28T09:00:08","date_gmt":"2019-01-28T11:00:08","guid":{"rendered":"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/?p=3103"},"modified":"2020-10-09T11:20:27","modified_gmt":"2020-10-09T14:20:27","slug":"documentos-empresariais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/documentos-empresariais\/","title":{"rendered":"Documentos empresariais: por quanto tempo e como armazenar?"},"content":{"rendered":"\n<p>Toda empresa precisa aprender as melhores formas de gerir seus documentos. Com uma boa ger\u00eancia \u00e9 poss\u00edvel armazenar, pelo tempo necess\u00e1rio, pap\u00e9is de suma import\u00e2ncia para a rotina cont\u00e1bil e administrativa de um neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n<p>O descarte de documentos empresariais essenciais pode render uma grande dor de cabe\u00e7a, gerando multas, complica\u00e7\u00f5es judiciais ou mesmo obrigando a empresa a pagar por algo que j\u00e1 se encontra quitado.<\/p>\n\n\n\n<p>Para evitar esses problemas criamos um post com todas as informa\u00e7\u00f5es sobre quais documentos sua empresa deve manter, por quanto tempo e como voc\u00ea pode usar a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos para economizar tempo, espa\u00e7o e dinheiro. Confira:<\/p>\n\n\n\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_17 counter-hierarchy counter-decimal ez-toc-light-blue\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\">O que voc&ecirc; vai ler aqui<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><a class=\"ez-toc-pull-right ez-toc-btn ez-toc-btn-xs ez-toc-btn-default ez-toc-toggle\" style=\"display: none;\"><i class=\"ez-toc-glyphicon ez-toc-icon-toggle\"><\/i><\/a><\/span><\/div>\n<nav><ul class=\"ez-toc-list ez-toc-list-level-1\"><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/documentos-empresariais\/#Quais_documentos_minha_empresa_deve_guardar_e_por_quanto_tempo\" title=\"Quais documentos minha empresa deve guardar e por quanto tempo?\">Quais documentos minha empresa deve guardar e por quanto tempo?<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/documentos-empresariais\/#E_se_minha_empresa_descartar_algum_documento_importante_antes_do_prazo\" title=\"E se minha empresa descartar algum documento importante antes do prazo?\">E se minha empresa descartar algum documento importante antes do prazo?<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/documentos-empresariais\/#A_digitalizacao_de_documentos_empresariais_e_reconhecida_por_lei\" title=\"A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos empresariais \u00e9 reconhecida por lei?\">A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos empresariais \u00e9 reconhecida por lei?<\/a><\/li><li class=\"ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3\"><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/documentos-empresariais\/#Como_digitalizar_e_autenticar_documentos\" title=\"Como digitalizar e autenticar documentos?\">Como digitalizar e autenticar documentos?<\/a><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quais_documentos_minha_empresa_deve_guardar_e_por_quanto_tempo\"><\/span>Quais documentos minha empresa deve guardar e por quanto tempo?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Concordo com voc\u00ea, s\u00e3o muitos documentos para gerenciar. Um simples descuido ou falta de organiza\u00e7\u00e3o pode gerar um enorme transtorno.<\/p>\n\n\n\n<p>Para n\u00e3o errar na hora de armazenar seus documentos, confira a lista com os prazos de armazenagem dos principais documentos empresariais:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table is-style-stripes\"><table><tbody><tr><td>DOCUMENTOS<\/td><td>ANOS DE <br>GUARDA<\/td><\/tr><tr><td>Termo de rescis\u00e3o do contrato de trabalho<\/td><td>2<\/td><\/tr><tr><td>CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)<\/td><td>3<\/td><\/tr><tr><td>RAIS (Rela\u00e7\u00e3o Anual de Informa\u00e7\u00f5es Sociais)<\/td><td>3<\/td><\/tr><tr><td>Recibos de pagamento e notas fiscais<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Livros fiscais<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>IR (Imposto de Renda)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>CSLL (Contribui\u00e7\u00e3o Social Sobre o Lucro L\u00edquido)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>PIS (Programa de Integra\u00e7\u00e3o Social)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>COFINS (Contribui\u00e7\u00e3o para Financiamento de Seguridade Social)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>ICMS (Imposto sobre Circula\u00e7\u00e3o de Mercadorias e Servi\u00e7os)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Declara\u00e7\u00f5es: DACON, DIPJ, DCTF e outras<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>DASN (Declara\u00e7\u00e3o Anual do <a href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/simples-nacional\/\">Simples Nacional<\/a>)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>DIRF (Declara\u00e7\u00e3o do Imposto Retido na Fonte)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>GIA (Guia de Informa\u00e7\u00e3o e Apura\u00e7\u00e3o do ICMS)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Nota fiscal ou faturas de servi\u00e7o<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Livro de registro de entradas e sa\u00eddas<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Carn\u00ea de recolhimento de impostos ME e EPP<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Documentos fiscais e formul\u00e1rios n\u00e3o emitidos oficialmente<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Recibo de pagamento de sal\u00e1rio, 13\u00ba sal\u00e1rio, e folhas de ponto<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>GPS (Guia da Previd\u00eancia Social)<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Contribui\u00e7\u00f5es Sindicais<\/td><td>5<\/td><\/tr><tr><td>Folha de pagamento<\/td><td>10<\/td><\/tr><tr><td>Dados trabalhistas e previdenci\u00e1rios criados via sistema eletr\u00f4nico<\/td><td>10<\/td><\/tr><tr><td>FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Servi\u00e7o)<\/td><td>30<\/td><\/tr><tr><td>GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS \u00e0 Previd\u00eancia Social)<\/td><td>30<\/td><\/tr><tr><td>GRFC (Guia de Recolhimento Rescis\u00f3rio do FGTS e Contribui\u00e7\u00e3o social)<\/td><td>30<\/td><\/tr><tr><td>Contrato de trabalho<\/td><td>Indeterminado<\/td><\/tr><tr><td>Livros e fichas de registro de empregados<\/td><td>Indeterminado<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Na d\u00favida sobre qual o per\u00edodo necess\u00e1rio de guarda de um documento, consulte seu <a href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/\">contador<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"E_se_minha_empresa_descartar_algum_documento_importante_antes_do_prazo\"><\/span>E se minha empresa descartar algum documento importante antes do prazo?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Caso sua empresa se desfa\u00e7a ou perca algum documento importante antes do prazo m\u00ednimo estabelecido por lei, ela estar\u00e1 sujeita a diversos problemas como:<\/p>\n\n\n\n<ul><li>Cobran\u00e7as indevidas de contas j\u00e1 pagas por falta de comprovante v\u00e1lido. Isso se aplica n\u00e3o apenas a impostos e tributos, mas a despesas como \u00e1gua, luz, internet, telefone e aluguel.<\/li><li>Problemas na hora de vender equipamentos e bens da empresa por conta da falta de comprovante fiscal que atestem a posse dos mesmos.<\/li><li>Perda de garantia de produtos adquiridos de seus eventuais fornecedores, uma vez que a troca de diversas mercadorias est\u00e1 condicionada a posse da nota fiscal de compra.<\/li><li>Eventuais processos legais ou trabalhistas podem ser agravados pela falta de comprova\u00e7\u00e3o da quita\u00e7\u00e3o de taxas e impostos. A falta de documentos relacionados \u00e0 rotina dos empregados implica, em certos casos, em crime trabalhista grave, pass\u00edvel de multas e indeniza\u00e7\u00f5es.<\/li><li>Problemas na hora de criar balancetes, confer\u00eancias de gastos, controles de entradas e sa\u00eddas e outros tipos de auditorias internas que dependem diretamente da confer\u00eancia dos documentos da rotina fiscal da empresa.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"A_digitalizacao_de_documentos_empresariais_e_reconhecida_por_lei\"><\/span>A digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos empresariais \u00e9 reconhecida por lei?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>Sim, mas existem algumas regras para isso.<\/p>\n\n\n\n<p>Para evitar o ac\u00famulo de um grande volume de pap\u00e9is (que consomem n\u00e3o apenas espa\u00e7o, mas representam para algumas empresas um alto gasto com armazenamento) temos como ferramenta a digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos com o uso de scanners ou mesmo com o aux\u00edlio de tablets e smarthphones.<\/p>\n\n\n\n<p>Por\u00e9m aten\u00e7\u00e3o: sua empresa precisa ficar atenta para as quest\u00f5es legais envolvidas nesta pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n<p>A <a href=\"https:\/\/www25.senado.leg.br\/web\/atividade\/materias\/-\/materia\/80337\">PLS (Projeto de Lei do Senado) n\u00b0 146<\/a>, de 2007, prev\u00ea que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor dos documentos f\u00edsicos com um por\u00e9m: tanto empresas, quanto pessoas f\u00edsicas, deveriam manter os originais para comprovar a veracidade dos mesmos.<\/p>\n\n\n\n<p>Em 2017 foi aprovada a ementa que permite que os documentos originais digitalizados sejam descartados, conferindo aos arquivos digitais, desde que leg\u00edveis e em conformidade com os originais, o mesmo valor legal de um documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<p>Para isso o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o precisa ser certificado por uma empresa autorizada na emiss\u00e3o de certificados e assinaturas digitais. Ou seja, os documentos precisam ser assinados eletronicamente para manterem o seu valor legal.<\/p>\n\n\n\n<p>A boa not\u00edcia \u00e9 que essa tecnologia est\u00e1 se tornando cada vez mais acess\u00edvel no Brasil e a variedade de empresas no setor garante pre\u00e7os mais competitivos.<\/p>\n\n\n\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Como_digitalizar_e_autenticar_documentos\"><\/span>Como digitalizar e autenticar documentos?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n\n\n\n<p>De acordo com o tamanho de sua empresa voc\u00ea poder\u00e1 optar por um scanner, capaz de digitalizar grandes quantidades de material e de diferentes tamanhos.<\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s o processo de digitaliza\u00e7\u00e3o \u00e9 preciso autenticar o documento eletronicamente. &nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>O documento digitalizado dever\u00e1 ser autenticado nos padr\u00f5es da Infraestrutura de Chaves P\u00fablicas Brasileira (ICP-Brasil), oferecidos por empresas especializadas neste assunto.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a ferramenta de assinatura eletr\u00f4nica voc\u00ea poder\u00e1 assinar um documento ou mais documentos digitalizados com a mesma validade de um documento assinado no papel.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Esta \u00e9 uma vantagem aplic\u00e1vel n\u00e3o apenas aos documentos digitalizados, mas que poder\u00e1 auxiliar sua empresa em diversos setores.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a assinatura digital \u00e9 poss\u00edvel ainda assinar documentos criados originalmente de modo digital (em programas como PDF, por exemplo), sem a necessidade de impress\u00f5es, transporte ou ainda despesas de autentica\u00e7\u00e3o como cart\u00f3rios e despachantes.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"has-text-align-left\">\ud83d\udcf0 <a href=\"https:\/\/ilscontabilidade.com.br\/blog\/digitalizacao-de-documentos\/\"><strong>Leia mais<em> <\/em>sobre digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o recomendamos o uso de um servi\u00e7o de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox para manter seus documentos empresariais armazenados de maneira segura.<\/p>\n\n\n\n<p>Uma dica importante: evite armazenar esses documentos de modo local, pois em caso de problemas com computadores ou servidores todo o conte\u00fado poder\u00e1 ser perdido.<\/p>\n\n\n\n<p>O que achou das nossas dicas? Deixe sua opini\u00e3o nos coment\u00e1rios.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Toda empresa precisa aprender as melhores formas de gerir seus documentos. Com uma boa ger\u00eancia \u00e9 poss\u00edvel armazenar, pelo tempo necess\u00e1rio, pap\u00e9is de suma import\u00e2ncia para a rotina cont\u00e1bil e administrativa de um neg\u00f3cio. 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